Uma ordem de trabalho liga uma avaria comunicada às pessoas que a têm de reparar. O quadro de manutenção ordena o trabalho por estado e prioridade. Cada reparação tem o seu próprio registo detalhado.
Faça um pedido claro
Comece pelo local e por uma descrição que um técnico possa usar. Defina a prioridade certa e depois adicione as informações de apoio, para que o técnico perceba a avaria antes de chegar. Se o pedido veio de uma ocorrência de um hóspede, a ligação entre os dois continua visível.
Atribua e execute a tarefa
Um gestor ou outra pessoa autorizada atribui um técnico. O técnico trabalha a partir dos detalhes da tarefa, mantém o progresso atualizado e regista o trabalho feito. Adicione fotos, checklists e registos de peças quando o processo o pedir.
Conclua e reveja
Registe a conclusão quando o trabalho estiver feito. Se for necessária uma revisão da conclusão, o revisor aprova o resultado ou devolve-o para mais trabalho. Uma reparação concluída não resolve a ocorrência de hóspede ligada. A receção continua a ter de lhe dar seguimento.
Configure o trabalho recorrente
Use a configuração de Trabalho recorrente para a manutenção de rotina do seu hotel. Ao configurá-la, verifique o calendário e quem é o responsável. Adicionar um registo de ativo não cria, por si só, uma tarefa preventiva.
Registe o que realmente aconteceu
Registe o local e a atribuição reais, juntamente com as evidências. Se um campo for desconhecido, não o preencha só para a tarefa parecer completa. Deixe-o como desconhecido. Atualize-o quando o puder confirmar.