A Concierly regista a urgência e o progresso de uma ocorrência de um hóspede, para que a receção possa acompanhar a resposta até à resolução. Passar uma mensagem a outra equipa não lhe dá isso.
Registe a ocorrência
Comece pelo local e pelo que o hóspede comunicou. Defina a urgência certa. Atenha-se aos factos e escreva para a equipa que trata da ocorrência. Atualize o progresso à medida que a resposta avança.
Peça manutenção quando for preciso
Se a ocorrência precisar de uma reparação, uma pessoa autorizada pode pedir manutenção e ligar a ordem de trabalho. A reparação leva então consigo os dados da ocorrência. Alguém tem de criar essa ligação de propósito. Isto não significa que cada reclamação crie ou atribua uma tarefa automaticamente.
Acompanhe os dois registos
A ordem de trabalho acompanha a reparação. A ocorrência acompanha a resposta ao hóspede. Verifique o estado do trabalho ligado e volte à ocorrência quando a reparação estiver concluída.
Resolva com contexto
Depois de dar seguimento, registe a resolução. A pessoa seguinte vê o que foi comunicado e que trabalho se seguiu, bem como a forma como a ocorrência foi fechada.