Concierly mencatat urgensi dan perkembangan keluhan tamu agar front office dapat memantau penanganannya hingga selesai. Meneruskan pesan ke tim lain tidak memberi Anda hal itu.
Catat keluhannya
Mulai dengan lokasi dan apa yang dilaporkan tamu. Tetapkan urgensi yang tepat. Tulis faktanya saja, untuk tim yang menangani keluhan. Perbarui perkembangannya seiring penanganan berjalan.
Minta pemeliharaan bila diperlukan
Jika keluhan memerlukan perbaikan, orang yang berwenang dapat meminta pemeliharaan dan menautkan perintah kerja. Perbaikan itu lalu membawa detail keluhannya. Seseorang harus membuat tautan itu dengan sengaja. Ini tidak berarti setiap keluhan otomatis membuat atau menugaskan tugas.
Pantau kedua catatan
Perintah kerja memantau perbaikan. Keluhan memantau penanganan tamu. Periksa status pekerjaan yang tertaut, dan kembali ke keluhan saat perbaikan selesai.
Selesaikan dengan konteks
Setelah menindaklanjuti, catat penyelesaiannya. Orang berikutnya dapat melihat apa yang dilaporkan dan pekerjaan apa yang menyusul, beserta cara keluhan ditutup.