Kebijakan Privasi

1. Pendahuluan

Concierly ("kami") mengoperasikan sebuah platform operasional hotel yang dirancang untuk mengoptimalkan alur kerja housekeeping, pemeliharaan, makanan & minuman, inventaris, pengadaan, keluhan, dan patroli keamanan. Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana kami mengumpulkan, menggunakan, dan melindungi informasi pribadi Anda saat menggunakan Concierly. Concierly dioperasikan oleh Concierly LLC, perseroan terbatas di Wyoming, 1309 Coffeen Avenue STE 1200, Sheridan, WY 82801, USA.

2. Informasi yang Kami Kumpulkan

Kami mengumpulkan informasi untuk menyediakan dan meningkatkan Concierly. Kategori data yang kami kumpulkan meliputi:

• Informasi akun — nama, alamat email, nomor telepon, foto profil, jabatan, departemen, dan afiliasi hotel Anda.
• Data operasional hotel — status kamar, penugasan tugas, work order, keluhan, catatan inventaris, pesanan pengadaan, pesan antarstaf, dan data lain yang dimasukkan ke dalam platform.
• Foto dan tanda tangan — foto yang diambil atau dipilih di aplikasi (misalnya foto perbaikan atau barang temuan) dan tanda tangan yang dibuat di aplikasi.
• Jadwal staf — file jadwal (spreadsheet, PDF, atau foto) yang diunggah manajer agar aplikasi dapat mengubahnya menjadi shift. File ini berisi nama staf, jabatan, dan jam shift.
• File yang dibaca oleh AI — file atau foto yang Anda pilih untuk mengisi sebagian pengaturan awal (misalnya daftar kamar, menu, atau daftar linen). Aplikasi meminta izin Anda sebelum file pertama dikirim, dan Anda dapat menonaktifkannya di Pengaturan › Privasi.
• Suara — jika hotel Anda menggunakan Milo, asisten suara, apa yang Anda ucapkan kepadanya, serta data hotel yang dicari Milo untuk menjawab Anda: nama rekan kerja, work order (yang dapat memuat nama tamu), dan kamar. Aplikasi meminta izin Anda sebelum Milo mulai digunakan. Milo nonaktif kecuali kami mengaktifkannya untuk hotel Anda.
• Informasi tamu — detail yang dicatat hotel tentang tamunya, seperti nama, nomor kamar, permintaan, dan kartu registrasi yang ditandatangani tamu saat check-in, yang dapat memuat nomor dokumen identitas dan tanda tangan. Hotel yang menentukan apa yang dicatatnya.
• Lokasi — lokasi perangkat Anda pada saat Anda memulai atau mengakhiri shift, yang hanya digunakan untuk memeriksa bahwa Anda berada di hotel. Aplikasi tidak melacak lokasi Anda di waktu lain.
• Data perangkat dan notifikasi — model perangkat, sistem operasi, versi aplikasi, dan token notifikasi Anda agar kami dapat mengirimkan peringatan kepada Anda.
• Laporan crash — detail teknis dari kesalahan aplikasi (perangkat, versi aplikasi, dan apa yang sedang dilakukan aplikasi), tanpa nama atau alamat email Anda.
• Data penggunaan di situs web kami — browser, alamat IP, dan halaman yang dikunjungi.
• Cookies — cookies esensial untuk autentikasi dan preferensi, serta cookies analitik untuk memahami pola penggunaan.

3. Cara Kami Menggunakan Informasi Anda

Kami menggunakan informasi yang kami kumpulkan untuk tujuan berikut:

• Menyediakan, memelihara, dan meningkatkan platform Concierly.
• Memproses tugas, penugasan, dan alur kerja operasional.
• Membaca jadwal yang diunggah, atau file yang Anda pilih saat pengaturan awal, menjadi draf yang Anda periksa sebelum apa pun disimpan, menggunakan model AI (lihat Berbagi Data).
• Menjawab Anda melalui Milo, asisten suara, jika hotel Anda menggunakannya (lihat Berbagi Data).
• Memeriksa bahwa shift dimulai dan diakhiri di hotel.
• Mengirim notifikasi terkait akun dan operasional hotel Anda.
• Menemukan dan memperbaiki kesalahan aplikasi, serta menganalisis penggunaan untuk meningkatkan kinerja dan fitur platform.
• Menyediakan dukungan pelanggan dan menanggapi pertanyaan.

4. Berbagi Data

Kami tidak menjual data pribadi Anda. Kami dapat membagikan informasi dalam keadaan berikut:

• Penyedia layanan — pihak ketiga tepercaya yang memproses data atas nama kami: Supabase (basis data, penyimpanan file, dan proses masuk), Vercel (hosting situs web dan aplikasi web), Expo (pengiriman notifikasi ke perangkat Anda), Sentry (laporan crash), Resend dan Google Workspace (pengiriman email), Anthropic (model AI yang membaca file jadwal atau file pengaturan awal yang Anda pilih, beserta nama dan jabatan tim Anda agar dapat mencocokkan setiap orang, serta menjawab pertanyaan tertulis kepada Milo dengan data hotel yang diperlukan), dan OpenAI (suara Milo: mengubah suara Anda menjadi kata-kata, mengucapkan jawabannya, dan menerima data hotel yang dicari Milo untuk menjawab, seperti nama rekan kerja, work order, dan kamar). File hanya dikirim ke Anthropic jika Anda memilihnya dan hanya setelah Anda mengizinkannya; Concierly tidak menyimpan salinan file tersebut. Baik Anthropic maupun OpenAI tidak menggunakan data ini untuk melatih model mereka.
• Persyaratan hukum — jika diwajibkan oleh undang-undang, peraturan, atau proses hukum.
• Transfer bisnis — sehubungan dengan merger, akuisisi, atau penjualan aset, data Anda dapat dialihkan sebagai bagian dari transaksi tersebut.

5. Keamanan Data

Kami menerapkan langkah-langkah keamanan standar industri untuk melindungi data Anda:

• Enkripsi data saat transit (TLS) dan saat disimpan.
• Kontrol akses berbasis peran yang membatasi visibilitas data, yang ditegakkan oleh basis data untuk setiap permintaan.
• Token masuk dan data yang disimpan di ponsel Anda disimpan dalam keadaan terenkripsi di perangkat.
• Infrastruktur yang sesuai dengan SOC 2 melalui penyedia hosting kami.

Meskipun kami menerapkan langkah-langkah ini untuk melindungi informasi Anda, tidak ada metode penyimpanan atau transmisi elektronik yang sepenuhnya aman. Kami tidak dapat menjamin keamanan mutlak dan tidak bertanggung jawab atas akses tanpa izin yang diakibatkan oleh serangan siber canggih, kerentanan zero-day, atau pembobolan infrastruktur pihak ketiga di luar kendali wajar kami.

6. Pemberitahuan Pelanggaran Data

Jika terjadi pelanggaran data yang memengaruhi informasi pribadi Anda, kami akan:

• Memberi tahu administrator hotel yang terdampak tanpa penundaan yang tidak semestinya dan, jika diwajibkan oleh hukum yang berlaku (termasuk GDPR), dalam waktu 72 jam sejak kami mengetahui pelanggaran tersebut.
• Memberi tahu otoritas pengawas terkait sebagaimana diwajibkan oleh hukum.
• Memberikan rincian mengenai sifat pelanggaran, kategori data yang terdampak, serta langkah-langkah yang telah diambil atau diusulkan untuk menangani pelanggaran tersebut.
• Segera mengambil langkah untuk membatasi dan memulihkan insiden tersebut.

Concierly bertindak sebagai pemroses data atas nama hotel yang berlangganan (pengendali data). Administrator hotel bertanggung jawab untuk memberi tahu staf dan tamu mereka sendiri sebagaimana diwajibkan oleh peraturan perlindungan data yang berlaku.

7. Penyimpanan Data

• Akun aktif — data Anda disimpan selama akun Anda tetap aktif.
• Data hotel dan tamu — disimpan selama hotel mempertahankan akun Concierly-nya. Hotel yang menentukan apa yang dicatatnya tentang tamunya dan dapat meminta kami untuk menghapusnya kapan saja.
• Akun yang dihapus — saat Anda menghapus akun, kami menghapus nama, alamat email, nomor telepon dan foto Anda, peringatan Anda, pilihan AI Anda, serta lokasi yang tercatat saat Anda memulai atau mengakhiri shift atau memindai titik patroli. Catatan yang Anda buat sebagai bagian dari pekerjaan Anda untuk hotel tetap milik hotel dan tampil sebagai "Pengguna dihapus": pesan dan file chat yang Anda kirim, jam shift dan apakah Anda berada di hotel, tanda tangan, dan skor survei, yang tidak lagi terhubung dengan Anda. Hitungan penggunaan Milo Anda tetap disimpan untuk biaya hotel; hitungan tersebut tidak berisi teks.
• Cadangan — data residual dalam cadangan basis data otomatis dibersihkan saat siklus rotasi cadangan rutin.

8. Cookies & Pelacakan

Concierly menggunakan cookies untuk menyediakan fungsionalitas inti dan memahami penggunaan:

• Cookies esensial — diperlukan untuk autentikasi, manajemen sesi, dan preferensi pengguna.
• Cookies analitik — digunakan untuk memahami pola penggunaan dan meningkatkan platform.

Kami tidak menggunakan cookies iklan pihak ketiga.

9. Hak Anda

Anda memiliki hak untuk:

• Mengakses data pribadi yang kami miliki tentang Anda.
• Memperbaiki informasi yang tidak akurat atau tidak lengkap.
• Menghapus akun dan data pribadi terkait Anda, di aplikasi atau melalui email (lihat Hapus Akun).
• Menonaktifkan pembacaan oleh AI, dan Milo, kapan saja di Pengaturan › Privasi. Setelah itu, tidak ada apa pun yang dikirim ke perusahaan AI sampai Anda mengizinkannya lagi.
• Meminta salinan data hotel Anda — tersedia bagi orang yang mengelola langganan Concierly hotel tersebut.
• Memilih untuk tidak menerima komunikasi non-esensial.

10. Transfer Internasional

Data Anda mungkin diproses di wilayah tempat server dan penyedia layanan kami berada. Kami memastikan perlindungan yang memadai melalui klausul kontrak standar dan kepatuhan terhadap peraturan perlindungan data yang berlaku.

11. Privasi Anak

Concierly tidak ditujukan untuk anak-anak di bawah usia 16 tahun. Kami tidak secara sengaja mengumpulkan data pribadi dari anak di bawah umur. Jika kami mengetahui bahwa kami telah mengumpulkan data dari anak di bawah 16 tahun, kami akan mengambil langkah untuk segera menghapusnya.

12. Perubahan Kebijakan Ini

Kami dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu. Ketika kami melakukan perubahan substansial, kami akan memberi tahu Anda melalui email dan melalui pemberitahuan dalam aplikasi. Penggunaan Concierly yang berkelanjutan setelah perubahan tersebut merupakan penerimaan atas kebijakan yang diperbarui.

13. Perjanjian Pemrosesan Data

Concierly bertindak sebagai pemroses data atas nama hotel yang berlangganan, yang bertindak sebagai pengendali data atas data staf dan tamu mereka. Administrator hotel bertanggung jawab untuk memastikan adanya dasar hukum yang sah untuk pemrosesan data dan memperoleh persetujuan yang diperlukan berdasarkan hukum perlindungan data yang berlaku.

• Untuk hotel yang memerlukan Perjanjian Pemrosesan Data (Data Processing Agreement/DPA) berdasarkan GDPR atau peraturan lainnya, hubungi kami di hello@concierly.io.
• Kami akan memberi tahu administrator hotel tentang setiap perubahan pada sub-pemroses kami (misalnya penyedia hosting, analitik, atau notifikasi) dengan pemberitahuan sebelumnya yang wajar, sehingga mereka dapat mengajukan keberatan jika perubahan tersebut memengaruhi kewajiban perlindungan data mereka.

14. Hubungi Kami

Jika Anda memiliki pertanyaan tentang Kebijakan Privasi ini atau ingin menggunakan hak Anda, silakan hubungi kami di hello@concierly.io.