Política de Privacidad

1. Introducción

Concierly ("nosotros", "nuestro" o "nos") opera una plataforma de operaciones hoteleras diseñada para optimizar los flujos de trabajo de limpieza, mantenimiento, alimentos y bebidas, inventario, aprovisionamiento, reclamaciones y rondas de seguridad. Esta Política de Privacidad explica cómo recopilamos, utilizamos y protegemos su información personal cuando utiliza Concierly. Concierly es operado por Concierly LLC, una sociedad de responsabilidad limitada de Wyoming, 1309 Coffeen Avenue STE 1200, Sheridan, WY 82801, USA.

2. Información que Recopilamos

Recopilamos información para proporcionar y mejorar Concierly. Las categorías de datos que recopilamos incluyen:

• Información de cuenta — su nombre, dirección de correo electrónico, número de teléfono, foto de perfil, puesto de trabajo, departamento y afiliación hotelera.
• Datos operativos del hotel — estado de las habitaciones, asignaciones de tareas, órdenes de trabajo, reclamaciones, registros de inventario, pedidos de aprovisionamiento, mensajes entre el personal y otros datos introducidos en la plataforma.
• Fotos y firmas — fotos tomadas o elegidas en la aplicación (por ejemplo, de una reparación o de un objeto encontrado) y firmas trazadas en la aplicación.
• Cuadrantes del personal — un archivo de horarios (una hoja de cálculo, un PDF o una foto) que un responsable sube para que la aplicación lo convierta en turnos. Contiene nombres del personal, puestos de trabajo y horarios de turno.
• Archivos leídos por IA — un archivo o una foto que usted elige para completar parte de la configuración (por ejemplo, una lista de habitaciones, un menú o una lista de lencería). La aplicación le pide permiso antes de enviar el primer archivo, y puede desactivarlo en Ajustes › Privacidad.
• Voz — si su hotel utiliza Milo, el asistente de voz, lo que usted le dice y los datos del hotel que Milo consulta para responderle: nombres de compañeros, órdenes de trabajo (que pueden incluir el nombre de un huésped) y habitaciones. La aplicación le pide permiso antes de que Milo empiece a funcionar. Milo está desactivado salvo que lo activemos para su hotel.
• Información de huéspedes — datos que un hotel registra sobre sus huéspedes, como nombres, números de habitación, solicitudes y la ficha de registro que el huésped firma al hacer el check-in, que puede incluir el número de un documento de identidad y una firma. El hotel decide qué registra.
• Ubicación — la ubicación de su dispositivo en el momento en que empieza o termina un turno, utilizada únicamente para comprobar que se encuentra en el hotel. La aplicación no rastrea su ubicación en ningún otro momento.
• Datos del dispositivo y de notificaciones — el modelo de su dispositivo, el sistema operativo, la versión de la aplicación y un token de notificaciones para poder enviarle avisos.
• Informes de fallos — detalles técnicos de un error de la aplicación (el dispositivo, la versión de la aplicación y lo que la aplicación estaba haciendo), sin su nombre ni su dirección de correo electrónico.
• Datos de uso en nuestro sitio web — navegador, dirección IP y páginas visitadas.
• Cookies — cookies esenciales para la autenticación y las preferencias, y cookies analíticas para comprender los patrones de uso.

3. Cómo Utilizamos su Información

Utilizamos la información recopilada para los siguientes fines:

• Proporcionar, mantener y mejorar la plataforma Concierly.
• Procesar tareas, asignaciones y flujos de trabajo operativos.
• Convertir un cuadrante subido, o un archivo que usted elija durante la configuración, en un borrador que usted revisa antes de que se guarde nada, mediante un modelo de IA (véase Compartición de Datos).
• Responderle a través de Milo, el asistente de voz, cuando su hotel lo utilice (véase Compartición de Datos).
• Comprobar que un turno se empieza y se termina en el hotel.
• Enviar notificaciones relacionadas con su cuenta y las operaciones del hotel.
• Detectar y corregir errores de la aplicación, y analizar el uso para mejorar el rendimiento y las funcionalidades de la plataforma.
• Proporcionar atención al cliente y responder a consultas.

4. Compartición de Datos

No vendemos sus datos personales. Podemos compartir información en las siguientes circunstancias:

• Proveedores de servicios — terceros de confianza que tratan datos en nuestro nombre: Supabase (base de datos, almacenamiento de archivos e inicio de sesión), Vercel (alojamiento del sitio web y de la aplicación web), Expo (entrega de notificaciones a su dispositivo), Sentry (informes de fallos), Resend y Google Workspace (envío de correos electrónicos), Anthropic (un modelo de IA que lee un cuadrante o un archivo de configuración que usted elige, junto con los nombres y puestos de trabajo de su equipo para poder identificar a cada persona, y que responde a las preguntas escritas a Milo con los datos del hotel que necesitan) y OpenAI (la voz de Milo: convierte su voz en texto, pronuncia la respuesta y recibe los datos del hotel que Milo consulta para responder, como nombres de compañeros, órdenes de trabajo y habitaciones). Un archivo solo se envía a Anthropic cuando usted lo elige y solo después de que usted lo permita; Concierly no conserva ninguna copia del archivo. Ni Anthropic ni OpenAI utilizan estos datos para entrenar sus modelos.
• Requisitos legales — cuando lo exija la ley, la normativa o un proceso legal.
• Transferencias empresariales — en el contexto de una fusión, adquisición o venta de activos, sus datos pueden ser transferidos como parte de la transacción.

5. Seguridad de los Datos

Implementamos medidas de seguridad estándar del sector para proteger sus datos:

• Cifrado de datos en tránsito (TLS) y en reposo.
• Controles de acceso basados en roles que limitan la visibilidad de los datos, aplicados por la base de datos en cada solicitud.
• Los tokens de inicio de sesión y los datos guardados en su teléfono se almacenan cifrados en el dispositivo.
• Infraestructura conforme con SOC 2 a través de nuestros proveedores de alojamiento.

Aunque implementamos estas medidas para proteger su información, ningún método de almacenamiento o transmisión electrónica es completamente seguro. No podemos garantizar una seguridad absoluta y no seremos responsables de accesos no autorizados derivados de ciberataques sofisticados, vulnerabilidades de día cero o vulneraciones de infraestructuras de terceros que escapen a nuestro control razonable.

6. Notificación de Brechas de Datos

En caso de una brecha de datos que afecte a su información personal, nos comprometemos a:

• Notificar a los administradores de hotel afectados sin dilación indebida y, cuando lo exija la legislación aplicable (incluido el RGPD), en un plazo de 72 horas desde que tengamos conocimiento de la brecha.
• Notificar a las autoridades de control competentes según lo exija la ley.
• Facilitar información sobre la naturaleza de la brecha, las categorías de datos afectados y las medidas adoptadas o propuestas para hacer frente a la brecha.
• Tomar medidas inmediatas para contener y remediar el incidente.

Concierly actúa como encargado del tratamiento en nombre de los hoteles suscritos (responsables del tratamiento). Los administradores de hotel son responsables de notificar a su propio personal y a sus huéspedes según lo exija la normativa de protección de datos aplicable.

7. Retención de Datos

• Cuentas activas — sus datos se conservan mientras su cuenta permanezca activa.
• Datos del hotel y de los huéspedes — se conservan mientras el hotel mantenga su cuenta de Concierly. El hotel decide qué registra sobre sus huéspedes y puede pedirnos en cualquier momento que lo eliminemos.
• Cuentas eliminadas — al eliminar su cuenta eliminamos su nombre, correo electrónico, teléfono y foto, sus avisos, sus preferencias de IA y las ubicaciones registradas al empezar o terminar un turno o al escanear un punto de ronda. Los registros que hizo como parte de su trabajo para el hotel se quedan con el hotel y aparecen como "Usuario eliminado": los mensajes y archivos de chat que envió, las horas de turno y si estaba en el hotel, las firmas y las puntuaciones de encuestas, que dejan de estar vinculadas a usted. Los recuentos de su uso de Milo se conservan para los costes del hotel; no contienen texto.
• Copias de seguridad — los datos residuales en las copias de seguridad automáticas se eliminan durante la rotación habitual de las copias.

8. Cookies y Seguimiento

Concierly utiliza cookies para proporcionar funcionalidades esenciales y comprender el uso:

• Cookies esenciales — necesarias para la autenticación, la gestión de sesiones y las preferencias del usuario.
• Cookies analíticas — utilizadas para comprender los patrones de uso y mejorar la plataforma.

No utilizamos cookies publicitarias de terceros.

9. Sus Derechos

Usted tiene derecho a:

• Acceder a los datos personales que poseemos sobre usted.
• Corregir información inexacta o incompleta.
• Eliminar su cuenta y los datos personales asociados, en la aplicación o por correo electrónico (véase Eliminar Cuenta).
• Desactivar la lectura por IA, y Milo, en cualquier momento en Ajustes › Privacidad. A partir de entonces no se envía nada a ninguna empresa de IA hasta que usted vuelva a permitirlo.
• Solicitar una copia de los datos de su hotel — disponible para la persona que gestiona la suscripción de Concierly del hotel.
• Excluirse de las comunicaciones no esenciales.

10. Transferencias Internacionales

Sus datos pueden ser procesados en regiones donde se encuentran nuestros servidores y proveedores de servicios. Garantizamos protecciones adecuadas mediante cláusulas contractuales estándar y el cumplimiento de la normativa de protección de datos aplicable.

11. Privacidad de Menores

Concierly no está dirigido a menores de 16 años. No recopilamos intencionadamente datos personales de menores. Si tenemos conocimiento de que hemos recopilado datos de un menor de 16 años, tomaremos medidas para eliminarlos de inmediato.

12. Cambios en esta Política

Podemos actualizar esta Política de Privacidad periódicamente. Cuando realicemos cambios sustanciales, se lo notificaremos por correo electrónico y mediante un aviso en la aplicación. El uso continuado de Concierly tras dichos cambios constituye la aceptación de la política actualizada.

13. Acuerdos de Tratamiento de Datos

Concierly actúa como encargado del tratamiento en nombre de los hoteles suscritos, que actúan como responsables del tratamiento de los datos de su personal y de sus huéspedes. Los administradores de hotel son responsables de garantizar una base jurídica legítima para el tratamiento de los datos y de obtener los consentimientos necesarios conforme a la legislación de protección de datos aplicable.

• Los hoteles que necesiten un Acuerdo de Tratamiento de Datos (DPA, por sus siglas en inglés) conforme al RGPD u otras normativas pueden contactar con nosotros en hello@concierly.io.
• Notificaremos a los administradores de hotel cualquier cambio en nuestros subencargados del tratamiento (p. ej., proveedores de alojamiento, análisis o notificaciones) con una antelación razonable, para que puedan oponerse si el cambio afecta a sus obligaciones de protección de datos.

14. Contacto

Si tiene preguntas sobre esta Política de Privacidad o desea ejercer sus derechos, póngase en contacto con nosotros en hello@concierly.io.