Informativa sulla Privacy

1. Introduzione

Concierly ("noi" o "nostro/a") gestisce una piattaforma operativa per hotel progettata per ottimizzare i flussi di lavoro di pulizia, manutenzione, ristorazione e F&B, inventario, acquisti, reclami e ronde di sicurezza. La presente Informativa sulla Privacy spiega come raccogliamo, utilizziamo e proteggiamo le Sue informazioni personali quando utilizza Concierly. Concierly è gestito da Concierly LLC, società a responsabilità limitata del Wyoming, 1309 Coffeen Avenue STE 1200, Sheridan, WY 82801, USA.

2. Informazioni che Raccogliamo

Raccogliamo informazioni per fornire e migliorare Concierly. Le categorie di dati che raccogliamo includono:

• Informazioni sull'account — il Suo nome, indirizzo email, numero di telefono, foto del profilo, mansione, reparto e affiliazione alberghiera.
• Dati operativi dell'hotel — stato delle camere, assegnazioni delle attività, ordini di lavoro, reclami, registri dell'inventario, ordini d'acquisto, messaggi tra il personale e altri dati inseriti nella piattaforma.
• Foto e firme — foto scattate o scelte nell'app (ad esempio di una riparazione o di un oggetto ritrovato) e firme tracciate nell'app.
• Turni del personale — un file di pianificazione (un foglio di calcolo, un PDF o una foto) che un responsabile carica affinché l'app lo trasformi in turni. Contiene i nomi del personale, le mansioni e gli orari dei turni.
• File letti dall'IA — un file o una foto che Lei sceglie per compilare parte della configurazione (ad esempio un elenco delle camere, un menu o un elenco della biancheria). L'app chiede il Suo permesso prima che venga inviato il primo file, e Lei può disattivare questa funzione in Impostazioni › Privacy.
• Voce — se il Suo hotel utilizza Milo, l'assistente vocale, ciò che Lei gli dice e i dati dell'hotel che Milo consulta per risponderLe: nomi dei colleghi, ordini di lavoro (che possono includere il nome di un ospite) e camere. L'app chiede il Suo permesso prima che Milo si avvii. Milo è disattivato finché non lo attiviamo noi per il Suo hotel.
• Informazioni sugli ospiti — dati che un hotel registra sui propri ospiti, come nomi, numeri di camera, richieste e la scheda di registrazione che l'ospite firma al check-in, la quale può includere il numero di un documento d'identità e una firma. È l'hotel a decidere cosa registrare.
• Posizione — la posizione del Suo dispositivo nel momento in cui inizia o termina un turno, utilizzata solo per verificare che Lei si trovi in hotel. L'app non rileva la Sua posizione in nessun altro momento.
• Dati del dispositivo e delle notifiche — il modello del Suo dispositivo, il sistema operativo, la versione dell'app e un token di notifica per poterLe inviare avvisi.
• Segnalazioni di arresto anomalo — dettagli tecnici di un errore dell'app (il dispositivo, la versione dell'app e ciò che l'app stava facendo), senza il Suo nome né il Suo indirizzo email.
• Dati di utilizzo sul nostro sito web — browser, indirizzo IP e pagine visitate.
• Cookie — cookie essenziali per l'autenticazione e le preferenze, e cookie analitici per comprendere i pattern di utilizzo.

3. Come Utilizziamo le Sue Informazioni

Utilizziamo le informazioni raccolte per i seguenti scopi:

• Fornire, mantenere e migliorare la piattaforma Concierly.
• Elaborare attività, assegnazioni e flussi di lavoro operativi.
• Leggere un file dei turni caricato, o un file che Lei sceglie durante la configurazione, trasformandolo in una bozza che Lei verifica prima che qualsiasi dato venga salvato, utilizzando un modello di IA (vedere Condivisione dei Dati).
• RisponderLe tramite Milo, l'assistente vocale, laddove il Suo hotel lo utilizzi (vedere Condivisione dei Dati).
• Verificare che un turno venga iniziato e terminato in hotel.
• Inviare notifiche relative al Suo account e alle operazioni dell'hotel.
• Individuare e correggere gli errori dell'app, e analizzare l'utilizzo per migliorare le prestazioni e le funzionalità della piattaforma.
• Fornire assistenza clienti e rispondere alle richieste.

4. Condivisione dei Dati

Non vendiamo i Suoi dati personali. Possiamo condividere informazioni nelle seguenti circostanze:

• Fornitori di servizi — terze parti fidate che trattano dati per nostro conto: Supabase (database, archiviazione dei file e accesso), Vercel (hosting del sito web e dell'app web), Expo (recapito delle notifiche al Suo dispositivo), Sentry (segnalazioni di arresto anomalo), Resend e Google Workspace (invio di email), Anthropic (un modello di IA che legge un file dei turni o di configurazione da Lei scelto, insieme ai nomi e alle mansioni del Suo team per poter abbinare ciascuna persona, e che risponde alle domande scritte rivolte a Milo con i dati dell'hotel necessari) e OpenAI (la voce di Milo: trasforma la Sua voce in parole, pronuncia la risposta e riceve i dati dell'hotel che Milo consulta per rispondere, come nomi dei colleghi, ordini di lavoro e camere). Un file viene inviato ad Anthropic solo quando Lei lo sceglie e solo dopo che Lei lo ha autorizzato; Concierly non conserva una copia del file. Né Anthropic né OpenAI utilizzano questi dati per addestrare i propri modelli.
• Obblighi legali — quando richiesto dalla legge, da regolamenti o da procedimenti legali.
• Trasferimenti aziendali — in relazione a una fusione, acquisizione o vendita di asset, i Suoi dati potrebbero essere trasferiti come parte della transazione.

5. Sicurezza dei Dati

Implementiamo misure di sicurezza conformi agli standard del settore per proteggere i Suoi dati:

• Crittografia dei dati in transito (TLS) e a riposo.
• Controlli di accesso basati sui ruoli che limitano la visibilità dei dati, applicati dal database a ogni richiesta.
• I token di accesso e i dati salvati sul Suo telefono sono archiviati in forma crittografata sul dispositivo.
• Infrastruttura conforme SOC 2 tramite i nostri provider di hosting.

Sebbene adottiamo queste misure per proteggere le Sue informazioni, nessun metodo di archiviazione o trasmissione elettronica è completamente sicuro. Non possiamo garantire una sicurezza assoluta e non potremo essere ritenuti responsabili per accessi non autorizzati derivanti da attacchi informatici sofisticati, vulnerabilità zero-day o compromissioni di infrastrutture di terze parti al di fuori del nostro ragionevole controllo.

6. Notifica delle Violazioni dei Dati

In caso di violazione dei dati che coinvolga le Sue informazioni personali, provvederemo a:

• Informare gli amministratori dell'hotel interessati senza ingiustificato ritardo e, ove richiesto dalla legge applicabile (incluso il GDPR), entro 72 ore dal momento in cui siamo venuti a conoscenza della violazione.
• Informare le autorità di controllo competenti come richiesto dalla legge.
• Fornire dettagli sulla natura della violazione, sulle categorie di dati coinvolte e sulle misure adottate o proposte per porvi rimedio.
• Adottare misure immediate per contenere e risolvere l'incidente.

Concierly agisce in qualità di responsabile del trattamento per conto degli hotel abbonati (titolari del trattamento). Gli amministratori dell'hotel sono responsabili di informare il proprio personale e i propri ospiti come richiesto dalle normative applicabili sulla protezione dei dati.

7. Conservazione dei Dati

• Account attivi — i Suoi dati vengono conservati finché il Suo account rimane attivo.
• Dati dell'hotel e degli ospiti — conservati finché l'hotel mantiene il proprio account Concierly. È l'hotel a decidere cosa registrare sui propri ospiti, e può chiederci in qualsiasi momento di eliminarlo.
• Account eliminati — quando elimina il Suo account rimuoviamo nome, indirizzo email, numero di telefono e foto, i Suoi avvisi, le Sue scelte sull'IA e le posizioni registrate all'inizio o alla fine di un turno o alla scansione di un punto di ronda. I registri creati nell'ambito del Suo lavoro per l'hotel restano all'hotel e compaiono come "Utente rimosso": messaggi e file di chat inviati, orari di turno e se era in hotel, firme e punteggi dei sondaggi, che non sono più collegati a Lei. I conteggi del Suo utilizzo di Milo restano per i costi dell'hotel; non contengono testo.
• Backup — i dati residui nei backup automatici del database vengono eliminati durante la normale rotazione dei backup.

8. Cookie e Tracciamento

Concierly utilizza i cookie per fornire funzionalità essenziali e comprendere l'utilizzo:

• Cookie essenziali — necessari per l'autenticazione, la gestione delle sessioni e le preferenze dell'utente.
• Cookie analitici — utilizzati per comprendere i pattern di utilizzo e migliorare la piattaforma.

Non utilizziamo cookie pubblicitari di terze parti.

9. I Suoi Diritti

Lei ha il diritto di:

• Accedere ai dati personali che deteniamo su di Lei.
• Correggere informazioni inesatte o incomplete.
• Eliminare il Suo account e i dati personali associati, nell'app o via email (vedere Eliminazione dell'Account).
• Disattivare in qualsiasi momento la lettura tramite IA, e Milo, in Impostazioni › Privacy. Da quel momento nulla viene inviato a una società di IA finché Lei non lo autorizza di nuovo.
• Richiedere una copia dei dati del Suo hotel — disponibile per la persona che gestisce l'abbonamento Concierly dell'hotel.
• Rinunciare alle comunicazioni non essenziali.

10. Trasferimenti Internazionali

I Suoi dati potrebbero essere elaborati in regioni in cui si trovano i nostri server e fornitori di servizi. Garantiamo protezioni adeguate attraverso clausole contrattuali standard e conformità alle normative applicabili sulla protezione dei dati.

11. Privacy dei Minori

Concierly non è destinato a minori di 16 anni. Non raccogliamo consapevolmente dati personali di minori. Se veniamo a conoscenza di aver raccolto dati di un minore di 16 anni, adotteremo misure per eliminarli tempestivamente.

12. Modifiche alla Presente Informativa

Possiamo aggiornare la presente Informativa sulla Privacy di tanto in tanto. In caso di modifiche sostanziali, La informeremo tramite email e tramite un avviso in-app. L'uso continuato di Concierly dopo tali modifiche costituisce accettazione dell'informativa aggiornata.

13. Accordi sul Trattamento dei Dati

Concierly agisce in qualità di responsabile del trattamento per conto degli hotel abbonati, che agiscono in qualità di titolari del trattamento per i dati del proprio personale e dei propri ospiti. Gli amministratori dell'hotel sono responsabili di garantire una base giuridica legittima per il trattamento dei dati e di ottenere i consensi necessari ai sensi delle leggi applicabili sulla protezione dei dati.

• Gli hotel che necessitano di un Accordo sul Trattamento dei Dati (DPA) ai sensi del GDPR o di altre normative possono contattarci all'indirizzo hello@concierly.io.
• Informeremo gli amministratori dell'hotel di qualsiasi modifica ai nostri sub-responsabili del trattamento (ad es. fornitori di hosting, analisi o notifiche) con un ragionevole preavviso, consentendo loro di opporsi qualora la modifica incida sui loro obblighi in materia di protezione dei dati.

14. Contatti

Per domande sulla presente Informativa sulla Privacy o per esercitare i Suoi diritti, ci contatti all'indirizzo hello@concierly.io.