Política de Privacidade

1. Introdução

A Concierly ("nós" ou "nosso") opera uma plataforma de operações hoteleiras concebida para otimizar fluxos de trabalho de limpeza, manutenção, restauração e bebidas, inventário, aprovisionamento, reclamações e rondas de segurança. Esta Política de Privacidade explica como recolhemos, utilizamos e protegemos as suas informações pessoais quando utiliza a Concierly. A Concierly é operada pela Concierly LLC, uma sociedade de responsabilidade limitada do Wyoming, 1309 Coffeen Avenue STE 1200, Sheridan, WY 82801, USA.

2. Informações que Recolhemos

Recolhemos informações para fornecer e melhorar a Concierly. As categorias de dados que recolhemos incluem:

• Informação de conta — o seu nome, endereço de email, número de telefone, foto de perfil, cargo, departamento e afiliação hoteleira.
• Dados operacionais do hotel — estado dos quartos, atribuições de tarefas, ordens de trabalho, reclamações, registos de inventário, ordens de aprovisionamento, mensagens entre funcionários e outros dados inseridos na plataforma.
• Fotos e assinaturas — fotos tiradas ou escolhidas na aplicação (por exemplo, de uma reparação ou de um objeto encontrado) e assinaturas desenhadas na aplicação.
• Escalas de pessoal — um ficheiro de horários (uma folha de cálculo, um PDF ou uma foto) que um gestor carrega para que a aplicação o converta em turnos. Contém nomes de funcionários, cargos e horários de turno.
• Ficheiros lidos por IA — um ficheiro ou foto que escolhe para preencher parte da configuração (por exemplo, uma lista de quartos, uma ementa ou uma lista de rouparia). A aplicação pede a sua autorização antes de o primeiro ficheiro ser enviado, e pode desativar esta opção em Definições › Privacidade.
• Voz — se o seu hotel utilizar o Milo, o assistente de voz, o que lhe diz e os dados do hotel que o Milo consulta para lhe responder: nomes de colegas, ordens de trabalho (que podem incluir o nome de um hóspede) e quartos. A aplicação pede a sua autorização antes de o Milo começar. O Milo está desativado, a menos que o ativemos para o seu hotel.
• Informações de hóspedes — dados que um hotel regista sobre os seus hóspedes, como nomes, números de quarto, pedidos e a ficha de registo que o hóspede assina no check-in, que pode incluir o número de um documento de identificação e uma assinatura. É o hotel que decide o que regista.
• Localização — a localização do seu dispositivo no momento em que inicia ou termina um turno, utilizada apenas para verificar que está no hotel. A aplicação não acompanha a sua localização em nenhum outro momento.
• Dados do dispositivo e de notificações — o modelo do seu dispositivo, o sistema operativo, a versão da aplicação e um token de notificações para que possamos enviar-lhe alertas.
• Relatórios de falhas — detalhes técnicos de um erro da aplicação (o dispositivo, a versão da aplicação e o que a aplicação estava a fazer), sem o seu nome nem o seu endereço de email.
• Dados de utilização no nosso site — navegador, endereço IP e páginas visitadas.
• Cookies — cookies essenciais para autenticação e preferências, e cookies analíticos para compreensão de padrões de utilização.

3. Como Utilizamos as Suas Informações

Utilizamos as informações recolhidas para os seguintes fins:

• Fornecer, manter e melhorar a plataforma Concierly.
• Processar tarefas, atribuições e fluxos operacionais.
• Ler uma escala carregada, ou um ficheiro que escolhe durante a configuração, e convertê-lo num rascunho que verifica antes de qualquer coisa ser guardada, utilizando um modelo de IA (ver Partilha de Dados).
• Responder-lhe através do Milo, o assistente de voz, quando o seu hotel o utiliza (ver Partilha de Dados).
• Verificar que um turno é iniciado e terminado no hotel.
• Enviar notificações relacionadas com a sua conta e operações hoteleiras.
• Detetar e corrigir erros da aplicação, e analisar a utilização para melhorar o desempenho e as funcionalidades da plataforma.
• Prestar apoio ao cliente e responder a pedidos de informação.

4. Partilha de Dados

Não vendemos os seus dados pessoais. Podemos partilhar informações nas seguintes circunstâncias:

• Prestadores de serviços — terceiros de confiança que processam dados em nosso nome: Supabase (base de dados, armazenamento de ficheiros e início de sessão), Vercel (alojamento do site e da aplicação web), Expo (entrega de notificações ao seu dispositivo), Sentry (relatórios de falhas), Resend e Google Workspace (envio de emails), Anthropic (um modelo de IA que lê uma escala ou um ficheiro de configuração que escolhe, com os nomes e cargos da sua equipa para poder identificar cada pessoa, e que responde às perguntas escritas ao Milo com os dados do hotel de que estas necessitam) e OpenAI (a voz do Milo: converte a sua voz em palavras, diz a resposta em voz alta e recebe os dados do hotel que o Milo consulta para responder, como nomes de colegas, ordens de trabalho e quartos). Um ficheiro só é enviado à Anthropic quando o escolhe e apenas depois de o autorizar; a Concierly não guarda uma cópia do ficheiro. Nem a Anthropic nem a OpenAI utilizam estes dados para treinar os seus modelos.
• Requisitos legais — quando exigido por lei, regulamento ou processo legal.
• Transferências empresariais — no contexto de uma fusão, aquisição ou venda de ativos, os seus dados podem ser transferidos como parte da transação.

5. Segurança dos Dados

Implementamos medidas de segurança padrão da indústria para proteger os seus dados:

• Encriptação de dados em trânsito (TLS) e em repouso.
• Controlos de acesso baseados em funções que limitam a visibilidade dos dados, aplicados pela base de dados em cada pedido.
• Os tokens de início de sessão e os dados guardados no seu telemóvel são armazenados encriptados no dispositivo.
• Infraestrutura com conformidade SOC 2 através dos nossos fornecedores de alojamento.

Embora implementemos estas medidas para proteger as suas informações, nenhum método de armazenamento ou transmissão eletrónica é totalmente seguro. Não podemos garantir segurança absoluta e não seremos responsabilizados por acessos não autorizados resultantes de ciberataques sofisticados, vulnerabilidades de dia zero ou comprometimento de infraestruturas de terceiros fora do nosso controlo razoável.

6. Notificação de Violação de Dados

Em caso de violação de dados que afete as suas informações pessoais, iremos:

• Notificar os administradores dos hotéis afetados sem demora injustificada e, quando exigido pela legislação aplicável (incluindo o RGPD), no prazo de 72 horas após tomarmos conhecimento da violação.
• Notificar as autoridades de controlo competentes, conforme exigido por lei.
• Fornecer informações sobre a natureza da violação, as categorias de dados afetados e as medidas tomadas ou propostas para lhe dar resposta.
• Tomar medidas imediatas para conter e corrigir o incidente.

A Concierly atua como subcontratante em nome dos hotéis subscritores (responsáveis pelo tratamento). Os administradores dos hotéis são responsáveis por notificar os seus próprios funcionários e hóspedes, conforme exigido pelos regulamentos de proteção de dados aplicáveis.

7. Retenção de Dados

• Contas ativas — os seus dados são retidos enquanto a sua conta permanecer ativa.
• Dados do hotel e dos hóspedes — conservados enquanto o hotel mantiver a sua conta Concierly. É o hotel que decide o que regista sobre os seus hóspedes, e pode pedir-nos a qualquer momento que os eliminemos.
• Contas eliminadas — ao eliminar a sua conta removemos o seu nome, endereço de email, número de telefone e foto, os seus alertas, as suas escolhas de IA e as localizações registadas ao iniciar ou terminar um turno ou ao ler um ponto de ronda. Os registos que fez no âmbito do seu trabalho para o hotel ficam com o hotel e aparecem como "Utilizador removido": mensagens e ficheiros de chat que enviou, horas de turno e se estava no hotel, assinaturas e pontuações de inquéritos, que deixam de estar ligadas a si. As contagens da sua utilização do Milo ficam para os custos do hotel; não contêm texto.
• Cópias de segurança — os dados residuais em cópias de segurança automáticas da base de dados são eliminados durante a rotação habitual das cópias.

8. Cookies e Rastreio

A Concierly utiliza cookies para fornecer funcionalidades essenciais e compreender a utilização:

• Cookies essenciais — necessários para autenticação, gestão de sessões e preferências do utilizador.
• Cookies analíticos — utilizados para compreender padrões de utilização e melhorar a plataforma.

Não utilizamos cookies de publicidade de terceiros.

9. Os Seus Direitos

Tem o direito de:

• Aceder aos dados pessoais que detemos sobre si.
• Corrigir informações incorretas ou incompletas.
• Eliminar a sua conta e os dados pessoais associados, na aplicação ou por email (ver Eliminar Conta).
• Desativar a leitura por IA, e o Milo, a qualquer momento em Definições › Privacidade. A partir daí, nada é enviado a uma empresa de IA até que volte a autorizar.
• Pedir uma cópia dos dados do seu hotel — disponível para a pessoa que gere a subscrição Concierly do hotel.
• Optar por não receber comunicações não essenciais.

10. Transferências Internacionais

Os seus dados podem ser processados em regiões onde os nossos servidores e prestadores de serviços estão localizados. Asseguramos proteções adequadas através de cláusulas contratuais padrão e conformidade com os regulamentos de proteção de dados aplicáveis.

11. Privacidade de Menores

A Concierly não se destina a menores de 16 anos. Não recolhemos intencionalmente dados pessoais de menores. Se tomarmos conhecimento de que recolhemos dados de um menor de 16 anos, tomaremos medidas para os eliminar de imediato.

12. Alterações a Esta Política

Podemos atualizar esta Política de Privacidade periodicamente. Quando efetuarmos alterações substanciais, iremos notificá-lo por email e através de um aviso na aplicação. O uso continuado da Concierly após tais alterações constitui aceitação da política atualizada.

13. Acordos de Tratamento de Dados

A Concierly atua como subcontratante em nome dos hotéis subscritores, que atuam como responsáveis pelo tratamento dos dados dos seus funcionários e hóspedes. Os administradores dos hotéis são responsáveis por assegurar fundamentos legais para o tratamento de dados e por obter os consentimentos necessários ao abrigo da legislação de proteção de dados aplicável.

• Para hotéis que necessitem de um Acordo de Tratamento de Dados (DPA) ao abrigo do RGPD ou de outros regulamentos, contacte-nos em hello@concierly.io.
• Notificaremos os administradores dos hotéis de quaisquer alterações aos nossos subcontratantes ulteriores (por exemplo, fornecedores de alojamento, análise ou notificações) com uma antecedência razoável, permitindo-lhes opor-se caso a alteração afete as suas obrigações de proteção de dados.

14. Contacte-nos

Se tiver questões sobre esta Política de Privacidade ou pretender exercer os seus direitos, contacte-nos em hello@concierly.io.